Wat is het en hoe werkt het?
Een workflow systeem is een informatievoorzienings- of communicatieproces dat is vertaald in een digitale formulierenstroom met een voorgeprogrammeerde route.
De werking van een workflow systeem in algemene zin is als volgt:
- Een workflow start met het invullen van een digitaal formulier (web-based);
- Het ingevulde formulier wordt automatisch per e-mail verzonden naar de verantwoordelijke voor de volgende stap in het proces; dit kunnen verschillende personen zijn, afhankelijk van het door de invuller gekozen onderwerp;
- De ontvanger vult het formulier aan (met een beantwoording of met aanvullende informatie), waarna het automatisch per e-mail wordt doorgestuurd naar de volgende deelnemer in het proces of wordt geretourneerd naar de aanvrager;
- Bovenstaande stap kan zich herhalen, tot aan het einde van het proces.
workflow
Werkwijze
Geen twee bedrijven zijn gelijk: een workflow systeem is dan ook steeds maatwerk, ontworpen volgens uw wensen als klant.
Stap 1: Uw processen worden in kaart gebracht in de vorm van een flowchart en een formulierontwerp. Brand Compliance denkt met u mee over het gewenste verloop van de processen.
Stap 2: Brand Compliance ontwerpt de digitale omgeving waarin de communicatie via digitale formulieren zal plaatsvinden. Zowel de digitale formulieren als de managementinformatie-module worden in detail uitgewerkt.
Stap 3: Wanneer de digitale omgeving gebouwd is, wordt er een test uitgevoerd. Zo kunt u als gebruiker ervaren hoe het systeem in de praktijk werkt. Eventuele verbeterpunten die uit deze testfase naar voren komen worden aangepast in het definitieve concept.
Stap 4: Nadat het systeem getest en geoptimaliseerd is, wordt het overgedragen aan de gebruikers. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren aan de hand van een trainingssessie voor uw medewerkers. Hoewel het systeem eenvoudig genoeg is om snel in gebruik te nemen, is een beeldende uitleg vaak duidelijker dan bijvoorbeeld een geschreven handleiding.
Stap 5: Bedrijfsprocessen zijn niet statisch: het spreekt voor zich dat er regelmatig dingen veranderen. Een digitaal systeem is bedoeld om processen efficiënt te laten verlopen en mag u dus niet belemmeren in uw flexibiliteit. Voor Brand Compliance is het dan ook vanzelfsprekend dat er na oplevering nog kleine wijzigingen worden doorgevoerd. Voorafgaand aan de opdracht bespreken wij met u welke wijzigingen hieronder begrepen worden.
U heeft één contactpersoon binnen Brand Compliance en kunt dus eenvoudig contact opnemen. Er zal te allen tijde iemand aanwezig zijn die u te woord kan staan en die op de hoogte is van uw situatie.
Eigenschappen
- De internetapplicatie van Brand Compliance functioneert volledig buiten uw eigen IT-omgeving om. De link naar het startformulier wordt beschikbaar gesteld via uw intranet, het internet of het bureaublad van de gebruiker.
- Het workflow systeem kan opgebouwd worden volgens de huisstijl van de opdrachtgever.
- Een dynamische vraagstelling (waarbij de vervolgvragen afhankelijk zijn van de voorgaande antwoorden) is mogelijk.
- Door in te loggen op de database heeft u op elk moment zicht op de actuele status van het proces.
- Dagelijks wordt er een back-up van gegevens gemaakt op externe beveiligde servers.
Managementrapportage
Op elk gewenst moment heeft u online toegang tot de managementrapportage. Daarbij kan u zelf kiezen welke informatie u wilt raadplegen.
Het verloop van de communicatieprocessen is via de eenvoudige maar effectieve management module live te volgen. Zo kunt u niet alleen de responstijd, maar ook de kwaliteit van de antwoorden opvolgen. De gegevens uit deze managementrapportage bieden u bovendien een helder inzicht in wat er speelt binnen uw organisatie. Bij terugkerende vragen of problemen kan er snel naar een oplossing worden gezocht om het proces te verbeteren.
Indien gewenst bouwen wij in aanvulling hierop een maatwerkmodule in Excel, waarmee u de managementinformatie ‘hapklaar’ gepresenteerd krijgt.